¿Es rentable implantar proyectos de e-learning en las organizaciones?

El e-learning entendido como aquellos procesos de aprendizaje con medios telemáticos se extiende lenta pero inexorablemente en las organizaciones. Son crecientes las experiencias formativas con estas nuevas metodologías con experiencias de variada índole.

En muchas ocasiones los resultados no son los esperados, pero en la mayoría de los casos el aprendizaje se produce en mayor o menor medida. Dentro de las empresas tratan de analizar cuantitativamente si las acciones emprendidas de teleformación cumplen sus objetivos o, simplemente, han sido un fracaso.

¿Cómo analizar los resultados de acciones de teleformación?
Es necesario analizar con detalle la problemática de los proyectos e-Learning desde la o óptica financiero-económica, estudiando los distintos aspectos de implantación, sus ventajas y riesgos visualizando sus resultados económicos en función a los resultados de mejora de conocimientos de las organizaciones. La implantación de nuevos proyectos en las empresas siempre está rodeado de estudios previos de viabilidad, análisis de los posibles resultados y seguimiento de las acciones de implantación. La implantación de proyectos e-Learning en la empresa precisa de sistemas de control que permitan ofrecer a la Dirección General datos verificados del aporte de valor añadido a la organización.

En el contexto actual donde los nuevos proyectos en la empresa van dirigidos a la reducción de costes y aumento de la productividad con los mismos o menores medios, el e-Learning es uno de los medios innovadores que permiten aumentar la productividad de los empleados a través de la mejora en los procesos de aprendizaje y su control por participante. Un buen proyecto de e-Learning ofrece altos niveles de ROI, pero en ocasiones, un proyecto de e-Learning realizado a gran escala precipitadamente puede dar al traste con la implantación del sistema en la empresa.

Por tanto, Es necesario demostrar que la formación no ha supuesto un gasto neto sino que es un activo indispensable para la generación del beneficio en la empresa. Sólo con métodos efectivos de evaluación de proyectos e-learning se puede conseguir esto.

Definición del ROI:
El ROI positivo es uno de los principales factores que promueven el desarrollo de proyectos e-Learning en las organizaciones corporativas desde sus aspectos financieros y sus resultados económicos. Cuando el responsable de Recursos Humanos junto con el de tecnologías de información, deciden estudiar la implantación de proyectos e-Learning en la empresa se plantean que para el mismo nivel de aprendizaje de la organización van a dedicar menos recursos.

Los proyectos de implantación pueden ser orientados a subsanar deficiencias de conocimiento, ofrecer nuevos productos formativos, mantener el nivel de conocimientos de la organización, cualquiera que sea el motivo de la acción formativa debe ser analizado desde una óptica económica financiera. Cuando se consigue un ROI positivo, no solo se consiguen los objetivos de la empresa sino que, además, conseguimos que los participantes de los proyectos mejoren sus conocimientos, aumente su productividad en la empresa así como la efectividad en la organización.

Los actores del ROI
Son los individuos que afectan la generación de resultados del proyecto. En este caso son:

Departamentos de Recursos Humanos: encargados de determinar la fiabilidad del proyecto y sus consecuencias en la organización

Departamento de Tecnologías de la información responsables de determinar técnicamente la factibilidad del proyecto así como de seleccionar aquellas plataformas y soluciones que permitan el mejor funcionamiento de las acciones formativas.

Departamento Financiero para que ofrezcan datos objetivos y específicos de costes, presupuestos y recursos aplicados a los proyectos de e-Learning y todos aquellos datos financieros de acciones formativas de carácter presencial realizadas en el pasado o presupuestadas para el futuro. Son también los responsables de ofrecer información a la Dirección General sobre el proyecto, así como de recabar información sobre los datos subjetivos y objetivos que puedan afectar al cálculo del ROI.

Departamentos donde se ejecuta la acción formativa: son los responsables de ofrecer datos sobre el desarrollo del proyecto, mejoras de la productividad, aumento de efectividad y sobre la consecución de resultados esperados. En este Departamento se deberán asignar a los responsables de implantación del proyecto para que se encarguen de coordinar las acciones formativas desde RRHH a los participantes, ofrecer labores de coaching, asesoría y soporte de primer nivel a los participantes de los cursos, gestionar, dirigir dudas y consultas, así como supervisar que cualquier tipo de problema técnico se resuelve con Tecnologías de Información o con el proveedor de la solución e-Learning.

Proveedores: tanto si se trata de acciones ofrecidas por el departamento de e-Learning interno de la empresa como en el caso de empresa externa, se trata de los encargados de ofrecer la solución en los términos estipulados con el compromiso de la consecución del ROI ofrecida. Son los responsables de determinar si la solución de e-elearning que va a implantar la empresa es la que realmente se requiere o si se trata de una opción que pueda ofrecer algún problema.

De ahí que se aborde el análisis de estos proyectos aplicando metodologías de análisis orientados a la tasa de retorno de inversión. En siglas (ROI: Return on Investment). Esta metodología nos ayuda a calcular los resultados de nuestras acciones en base a la rentabilidad de la operación. Por ejemplo, si una compañía invierte en un proyecto tecnológico de CRM para disminuir sus costes de atención al público por parte de su fuerza comercial, debe comprobar que el coste del proyecto ha sido amortizado durante un periodo de tiempo. Este nos permite determinar si la inversión realizada va a ser recuperada en un plazo razonable conforme a las expectativas y a soluciones previamente implantadas. El ROI nos va a permitir conocer si un proyecto de e-Learning es productivo para la organización y cuáles han sido las ventajas y problemáticas de la implantación. Es conveniente mantener un control de estos datos ya que van a ser los decisorios de cara a la implantación de proyectos futuros.

La tasa de retorno de inversión se puede expresar en términos porcentuales 200% o en meses, hemos retornado la inversión en 6 meses. Una tasa de retorno de inversión menor al 0% significa que se ha perdido recursos en el proyecto, una cifra del 100% significa que retornamos la inversión en 6 meses, del 200% en tres meses y así sucesivamente. En general, tasas de retorno superiores al año no son aceptadas para estos proyectos.

Fórmula del ROI

El cálculo del ROI se realiza de diversas formas, aunque el método más empleado se basa en la formula básica del ROI.
En donde aparecen los dos principales componentes de beneficios y costes.

Estos conceptos se analizan desde distintas ópticas dentro de las organizaciones ya que cada departamento tiene objetivos diferenciados con respecto al resto.

Casos de ROI positivos:
Vamos a analizar distintos tipos de variables que pueden generar un ROI más favorable.

Duración: Normalmente, los cursos impartidos 100% en modalidad e-Learning suelen tener mejor ROI aquellos que tienen menos de 100 horas, repartidos en módulos o areas, unidades o temas y puntos u objetos de aprendizaje. A mayor duración, las tasas de finalización suelen ser menores por lo que el ROI del proyecto empeora a medida que estas tasas disminuyen.

En la actualidad se está popularizando el concepto de "píldoras formativas" con el objetivo de formar al participante en un aspecto significativo resaltando el mensaje y el contenido básico que nos permita formar en un elemento indispensable al grupo. Se trata de contenidos con duración de 3 a 4 horas, repartidos en objetos de aprendizaje de 30 o 40 minutos muy orientados a tareas identificadas en el grupo con necesidad de estos conocimientos. En este tipo de cursos las tasas de abandono son mínimas.

Por colectivos:

El ROI tiene más opciones de ser alto para colectivos con las siguientes características:

Habituados al uso de sistemas informáticos

Con una motivación especial: autónomos, con remuneración por realizar la formación o cuyos contenidos le faciliten sus tareas diarias

Que deban desplazarse para realizar la formación

Que mantengan una actitud favorable hacia la formación a través de internet

Formados en el tipo de curso que van a realizar y que conocen el tipo de formación que van a recibir, así como desplazarse en este tipo de cursos.

Por tipos de cursos:

Suelen tener mejor ROI aquellos productos formativos más populares con cursos cuya implementación requiera formar a varios participantes (más de 100…), El esfuerzo de desarrollo, formación del curso, costes de plataforma, administración, animación y seguimiento de los cursos no es productivo económicamente para colectivos reducidos. En estos casos la formación presencial siempre es más aconsejable, ya que es muy sencillo organizar y formar a uno o dos grupos de personas.

Por proyectos de implantación

Desde la óptica de los grupos de trabajo: la implantación de un proyecto de e-Learning establecida por fases de implantación dirigida por los responsables de los grupos de RRHH y coordinada por los jefes de grupo de implantación cuya función es supervisar, formar e informar a los participantes de su departamento permite obtener un nivel de ROI muy superior que aquellas implantaciones que se dirigen directamente a todos los participantes directamente.

Personalización de contenido:

Desde la óptica de un formador un alumno se puede estructurar una formación e-elearning adaptada a las necesidades de cada participante, un buen animador/experto de conducción de cursos en esta modalidad puede llegar a equilibrar la balanza de los aspectos negativos que generan la formación a través de internet y los positivos por la personalización de contenidos y el fomento de comunicación entre instructor/participante y los grupos de participantes. Si el animador/experto es capaz de adaptar los contenidos a las necesidades del participante, las posibilidades de finalización son mucho mayores y por lo tanto lo será la tasa de ROI . A continuación mostramos un ejemplo de contenido adaptado completamente a la herramienta que el usuario va a utilizar. Es una simulación 100% orientada a estos contenidos donde un tutor virtual dirige y guía las actividades del usuario sobre la aplicación.

Conclusiones

La realización de una planificación previa del proyecto con la participación de diferentes miembros de la organización, favorecerá las posibilidades de éxito en las acciones formativas a través de sistemas telemáticos. La inclusión en estos proyectos de consultoras especializadas en e-learning puede ser una vía para garantizar buenos resultados.

Un artículo de Javier D. Lozano Nanfor Ibérica.